Новое исследование, инициированное Canon Europe, выявило, что затраты связанные с печатью в европейских компаниях достигают 17 тыс. евро в год на компанию. Общая сумма затрат за год достигает 663 млрд. евро.
Основные выводы исследования сводятся к следующему:
- компании страдают от проблем с оргтехникой, о наличии которых даже не подозревают;
- технические специалисты и поддержка тратят в среднем по 120 часов в год на устранение неполадок оргтехники;
- новые корпоративные услуги по обслуживанию оргтехники Canon помогают снизить время простоя оргтехники, увеличивая производительность офиса.
В исследовании под руководством ICM Research изучались затраты на процессы управления печатью среди европейских компаний разных размеров в 19 странах Европы, посредством изучения отношения более чем 3000 сотрудников, ответственных за оргтехнику и процесс печати в компаниях.
В 72% опрошенных компаниях сотрудники не могут получить доступ к оргтехнике, по крайней мере, 1 раз в месяц. Одной из причин простоя является умалчивание коллег о возникновении проблем с печатью. Эта причина особенно распространена среди крупных компаний.
«У фирм со штатом более 250 человек, 43% респондентов заявили, что их коллеги не спешат сообщать о том, что с принтером возникли проблемы»
Технические специалисты и служба поддержки тратят в среднем 3,5 недели в год на решение проблем с принтерами. За год по всей Европе уходит примерно 10 000 часов на ремонт оргтехники силами самих компаний.
Если затраты одной компании, связанные с остановкой работы оргтехники в год достигают 17 000 евро, то такие потери от простоя оргтехники являются существенными. Во время экономического кризиса, компании не могут себе позволить просто спрятать голову в песок и переждать. Экономия с помощью оптимизации процессов печати и увеличения эффективности работы оргтехники становится наиболее важными, в такой сложный период.
В работе также сделана оценка, что плохая организация управления печатью в офисе стоит компаниям более 82 000 евро в год. А в крупных компаниях, со штатом более 250 человек, эта цифра достигает 695 000 евро. Общие проблемы, которые затрудняют работу в офисе – это заедание бумаги в принтере и заканчивающийся тонер в картридже или чернила. Также возникают проблемы и с печатающими головками, если на предприятии используется оргтехника струйного типа.
Сторонние специализированные компании лучше справятся с обслуживанием принтеров и МФУ
Более четверти респондентов из компаний разных размеров высказали мысль о том, что если контроль и обслуживание процесса печати будет производиться со стороны, это намного облегчит ситуацию. Среди крупных компаний, с количеством сотрудников более 250 человек, треть согласились с тем, что только выиграют, если облуживанием оргтехники займется сторонняя профессиональная компания (например, сервис по заправке картриджей).
Публикация исследования привязана к презентации корпоративных услуг по управлению системами печати в Европе от компании Canon. Услуги по управлению печатью позволят Canon частично или полностью контролировать парк оргтехники клиентов и оптимизировать ввод и вывод документов.
«Около 2/3 компаний или 63% вообще не имеют стратегии по управлению системой печати. Во Франции, Испании и Португалии эта цифра составляет 57%, в Норвегии – 71%, а в Великобритании – 73%»
В Canon считают, что у каждой компании должна быть разработана стратегия на тот случай, когда принтер недоступен или не работает. У компании Canon есть опыт, который позволяет разработать и внедрить стратегию по управлению печатающей техникой. Если компании считают, что смогут сэкономить до 1/6 от своих расходов на печать с помощью более эффективной стратегии, то в Canon утверждают, что при привлечении их как управляющей печатью компании, экономия может быть в 2 раза больше.
Безупречная работа офисной оргтехники способствует улучшению производительности предприятия
В соответствии с данными компании HP, работники офисов тратят до 40% своего времени на поиск информации и порядка 150 часов в год, устанавливая местонахождение документов, помещенных по ошибке в архив. В среднем сотрудники в офисе могут иметь до 19 копий одного документа. Кроме того, 25 часов их рабочего времени уходит на восстановление потерянной информации. Наибольшие потери компании несут из-за скрытых расходов на печать. Учитывая эти данные, компания HP планирует следовать за мировыми тенденциями и развивать собственное направление по управлению корпоративными системами печати.
Внедрение правильной стратегии использования офисных принтеров
Ниже представлены некоторые советы по созданию эффективной стратегии процесса печати в офисе:
- соберите рабочее совещание с сотрудниками организации, чтобы выявить существующие проблемы и потребности в печатающей технике;
- определите, утвердите и внедрите рабочий поток документов в каждом подразделении компании;
- проанализируйте, какие документы должны оставаться в электронном виде, а какие следует отпечатать;
- переключитесь по возможности на электронный формат документов;
- избегайте ненужных этапов в процессе организации документооборота;
- проверьте, какая информация должна сопровождать стратегию, для ее наилучшего исполнения сотрудниками.
Также необходимо оптимизировать инфраструктуру: выявить решения, как для оборудования, так и для программного обеспечения, чтобы достичь такого документооборота, который экономит энергию, помогает избежать лишней печати документов и обеспечивает оптимальный расход бумаги, тонера или чернила. Использование МФУ со встроенным факсом также может способствовать экономии, так как позволяет передавать информацию между подразделениями в цифровом виде, избегая лишней печати и ксерокопирования.
